ایمیل سازمانی چیست و چه ضرورتی برای کسب و کارها دارد؟

ایمیل سازمانی چیست؟

به طور کلی تمامی افراد می توانند به کمک جیمیل و یاهو یک آدرس ایمیل برای خود داشته باشند. همانطور که میدانید ایمیل های ساخته شده با یکی از این دو روش به صورت زیر نمایش داده میشود :

 webpouya [@] gmail.com 

اما نوع دیگری از ایمیل وجود دارد که شما می توانید به جای عبارت gmail و yahoo، نام برند یا دامنه وب سایتتان را قرار دهید؛ به این نوع ایمیل که باید روی یک هاست و دامنه ساخته شود، ایمیل سازمانی گفته میشود. برای مثال ایمیل وب پویا، یک ایمیل سازمانی است که به صورت زیر نوشته میشود :

 info [@] webpouya .com

 در ایمیل سازمانی این امکان هم وجود دارد که به جای info، نام خودتان را قرار دهید.

 

ایمیل کاری چیست؟

ایمیل کاری درواقع همان ایمیل سازمانی است؛ در واقع با ساخت ایمیل کاری شما یک سرویس ایمیل اختصاصی برای کسب و کارتان ایجاد کرده اید که می توانید به کمک آن هر تعدادی که بخواهید ایمیل با نام شرکتتان برای افراد فعال در تیمتان درست کنید.

 

ضرورت ساخت ایمیل سازمانی چیست؟

حال سوال این است چرا ایمیل سازمانی لازم است؟ این روز ها کمتر شرکت معتبری از ایمیل های رایگان مانند جیمیل، یاهو و… استفاده می کند. ما به شما توضیح خواهیم داد که چرا شرکت های معتبر ایمیل سازمانی را ترجیح می دهند:

1. ایمیل سازمانی به کسب و کار شما اعتبار می بخشد 

ایمیل سازمانی که با نام دامین شما ساخته شود، باعث ایجاد احساس امنیت برای مشتریان شما می شود. زمانی که شما برای مشتریان خود بخواهید خدمات خود را ایمیل کنید، اگر از یک جیمیل رایگان مانند farhad_mashiri1992 [@] gmail .com استفاده کنید قابل اعتماد تر است یا استفاده از ایمیل info [@] webpouya .com ؟ 

کاملا واضح است ایمیلی که بر اساس دامین شما ساخته شود، اعتبار بیشتری در ذهن مشتری هایتان ایجاد می کند.

ایمیل سازمانی نه تنها باعث ایجاد اعتبار در ذهن مشتری هایتان می شود، بلکه باعث برند سازی و ماندگاری نام برندتان در ذهن مشتری نیز می شود؛ پس زمانی که اعتماد مشتری ها به برند شما کسب شد، ناخودآگاه فروشتان هم افزایش می یابد.

 

2. کوتاه بودن آدرس ایمیل سازمانی

آیا می توان یک آدرس کوتاه و زیبا در ایمیل های رایگان مانند جیمیل پیدا کرد؟ جواب این سوال خیر است، زیرا قبلا تمام آدرس های کوتاه جیمیل پر شده است؛ پس برای داشتن یک آدرس کوتاه و مرتبط با شرکتتان، ما به شما داشتن یک ایمیل سازمانی را پیشنهاد می کنیم.

آیا کوتاه بودن آدرس ایمیل کمکی به کسب و کارتان می کند؟ صددرصد بله، زیرا؛ هرچه آدرس ایمیل کوتاه تر باشد، راحت تر در ذهن مشتری می ماند که باعث برند سازی می شود و همچنین اعتبار برند شما را افزایش می دهد. حال اگر به جای استفاده از یک ایمیل سازمانی و کوتاه از یک جیمیل رایگان با آدرس طولانی استفاده کنید، نه تنها در ذهن مشتری نمی ماند، بلکه قابل اعتماد نیز نمی باشد.

 

3. امنیت بالای ایمیل سازمانی

همه ما می دانیم هک شدن ایمیل چه دردسر هایی در پی خواهد داشت. زمانی که ایمیل ما هک شود، هکر به تمام ایمیل های ما دسترسی خواهد داشت. پس هکر می تواند مشتری های ما را از طریق ایمیل شناسایی کند، و مشتریان ما را برای خود کند.

یکی از راهکارهایی که از هک شدن ایمیل جلوگیری می کند، استفاده از ایمیل سازمانی است. این ایمیل دارای امنیت بالاتری نسبت به ایمیل های رایگان می باشد؛ همچنین می توان در هاست تنظیمات امنیتی انجام داد؛ این ها تنها قابلیت های امنیتی ایمیل سازمانی نیستند. ایمیل سازمانی قابلیت های امنیتی دیگر مانند گرفتن بک آپ برای عدم به وجود آمدن مشکل در زمان بروزرسانی را نیز، در اختیار کاربران خود قرار می دهد.

 

4. ارتباط راحت تر با کارمندان

در اشاره به کاربرد ایمیل سازمانی، می توان به ارتباط آسان با کارمندان اشاره کرد. منظور از اینکه ایمیل سازمانی ارتباط با کارمندان را راحت تر می کند چیست؟ همانطور که گفتیم زمانی که شما ایمیل سازمانی می سازید، می توانید برای کارمندان نیز ایمیل مرتبط با ایمیل سازمانی خود بسازید. بطور مثال شرکت وب پویا می تواند یک ایمیل اختصاصی مانند info [@] webpouya .com داشته باشد و برای کارمندان خود ایمیل مانند name [@] webpouya .com بسازد.

اینکه هر کارمندی یک ایمیل اختصاصی مرتبط با شرکت داشته باشد، هم ارتباط کارمندان با شرکت را راحت تر می کند، هم ارتباط مشتری با کارمندان را. مثلا وقتی مشتری بخواهد با کارمندی از شرکت شما ارتباط برقرار کند، به راحتی می تواند از ایمیل مخصوص کارمند استفاده کند، که نه تنها باعث ارتباط راحت تر می شود، بلکه برند شما را سازمان دهی شده تر نمایش می دهد.

 

آموزش ساخت ایمیل سازمانی

برای ساخت ایمیل سازمانی رایگان نیاز به هاست و دامین دارید. افرادی که سایت دارند به راحتی می توانند ایمیل سازمانی بسازند. اما اگر شما سایتی برای کسب و کارتان ندارید، شرکت طراحی سایت وب پویا با طراحی سایت حرفه ای، می تواند به شما کمک کند تا یک ایمیل سازمانی برای خودتان داشته باشید.

اگر هنوز نامی برای دامنه خود انتخاب نکرده اید، می توانید محتوا " انتخاب اسم برای سایت " را مطالعه کنید. همچنین شما می توانید از خدمات مشاوره رایگان ما استفاده کنید و بهترین وب سایت را با توجه به نیازتان خریداری کنید. در این صورت شما هم یک سایت و هم ایمیل سازمانی با آدرس دامین سایتتان خواهید داشت.

برای ایجاد ایمیل سازمانی شما باید هزینه هاست و دامین بپردازید. با خرید ایمیل سازمانی از شرکت وب پویا به راحتی می توانید صاحب یک ایمیل اختصاصی برای شرکتتان شوید.

همچنین در محتوا " روش ساخت ایمیل سازمانی در سی پنل " می توانید به صورت کامل ساخت ایمیل سازمانی در سی پنل را یاد بگیرید.

 

نحوه استفاده از سرویس ایمیل سازمانی

برای نحوه استفاده از ایمیل سازمانی، شما باید آدرس ایمیلتان را به جیمیل اضافه کنید؛ از این طریق می توانید با آدرس ایمیلتان برای دیگران ایمیل بفرستید و زمانی که ایمیلی برای شما ارسال شد ، به راحتی به آن دسترسی داشته باشید. همچنین اتصال ایمیل سازمانی به جیمیل، قابلیت های دیگری نظیر دسته بندی ایمیل ها و...  در اختیارتان قرار می دهد.

 

آیا ایمیل سازمانی رایگان است؟

در جواب اینکه ایمیل سازمانی یا ایمیل کاری رایگان است؟ باید گفت خیر، برای داشتن چنین ایمیلی شما باید خرید ایمیل سازمانی انجام دهید و همانطور که گفتیم ایمیل سازمانی نیاز به خرید هاست و دامین دارد. اگر شما دامین و هاست دارید، می توانید روی هاست خودتان ساخت ایمیل سازمانی انجام دهید، در غیر این صورت باید خرید ایمیل سازمانی انجام دهید.

در آخر باید گفت، داشتن یک ایمیل سازمانی خیلی تاثیرگذار تر از داشتن یک جیمیل معمولی برای کسب و کارتان می باشد. اگر شما ساخت ایمیل سازمانی خود را هنوز انجام نداده اید، گروه وب پویا می تواند شما را در کوتاه ترین زمان صاحب ایمیل سازمانی خودتان کند.

 

مزایای استفاده از ایمیل سازمانی برای برندینگ کسب‌وکار

استفاده از ایمیل سازمانی یکی از مهم‌ترین اقداماتی است که می‌تواند به شکل مستقیم روی برندینگ و تصویر حرفه‌ای کسب‌وکار شما تأثیر بگذارد. وقتی ایمیل شما به جای دامنه‌های عمومی مثل Gmail و Yahoo بر اساس نام برندتان ساخته می‌شود، کاربران احساس می‌کنند با یک مجموعه قابل‌اعتماد و حرفه‌ای روبه‌رو هستند. در ادامه مهم‌ترین مزایای ایمیل سازمانی برای برندینگ را بررسی می‌کنیم:

 

۱. افزایش اعتماد و اعتبار برند

مشتریان زمانی که ایمیلی مشابه این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید از شما دریافت می‌کنند، ناخودآگاه احساس امنیت بیشتری دارند. این نوع ایمیل نشان می‌دهد کسب‌وکار شما واقعی، معتبر و دارای زیرساخت حرفه‌ای است؛ موضوعی که تأثیر مستقیمی بر اعتماد مشتریان و تبدیل‌شدن آن‌ها به مشتری وفادار دارد.

 

۲. یکپارچگی و هویت منظم برند

ایمیل سازمانی کمک می‌کند تمام واحدهای شرکت فروش و پشتیبانی گرفته تا مدیریت با یک الگوی مشخص فعالیت کنند. این یکپارچگی در ارتباطات، حس نظم، انسجام و حرفه‌ای‌بودن برند شما را تقویت می‌کند و باعث می‌شود نام برند در ذهن مخاطب ماندگار شود.

 

۳. تقویت برندینگ در ارتباطات خارجی

هر ایمیلی که شما ارسال می‌کنید یک نقطه تماس با مشتری است. وقتی این نقطه تماس با نام دامنه برند شما باشد، در هر بار ارسال یا دریافت ایمیل، برندتان در ذهن مخاطب تکرار می‌شود. همین تکرار ساده نقش مهمی در تقویت برندینگ و ایجاد تصویر حرفه‌ای دارد.

 

۴. تمایز از رقبا

بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک هنوز از جیمیل رایگان استفاده می‌کنند. داشتن ایمیل سازمانی شما را از این دسته جدا می‌کند و نشان می‌دهد برندتان جدی، قابل‌اعتماد و دارای استانداردهای بالاتر است. این موضوع می‌تواند یک مزیت رقابتی قوی باشد، به‌ویژه در بازارهای شلوغ.

 

۵. افزایش نرخ پاسخ‌دهی مشتری

تحقیقات نشان می‌دهد مخاطبان به ایمیل‌هایی که از دامنه سازمانی ارسال می‌شوند، بیشتر اعتماد می‌کنند و احتمال باز کردن و پاسخ دادن به آن‌ها بالاتر است. همین موضوع سبب افزایش تعامل، بهبود ارتباطات و رشد فروش می‌شود.

 

۶. حرفه‌ای‌سازی ارتباطات داخلی و خارجی

وقتی همه اعضای تیم با ایمیل‌های سازمانی فعالیت کنند، ساختار ارتباطی شفاف‌تر، حرفه‌ای‌تر و قابل‌اعتمادتر می‌شود. این موضوع علاوه بر مشتریان، روی شرکای تجاری، تأمین‌کنندگان و سایر کسب‌وکارها نیز تأثیر مثبت دارد.

 

چه کسب‌وکارهایی به ایمیل سازمانی نیاز دارند؟

در ادامه با مهم‌ترین کسب‌وکارهایی که استفاده از ایمیل سازمانی برای آن‌ها ضروری است آشنا می‌شویم.

 

1. فروشگاه‌های اینترنتی

فروشگاه‌های آنلاین روزانه حجم زیادی از ایمیل‌های مربوط به ثبت سفارش، صدور فاکتور، اطلاع‌رسانی وضعیت خرید و پاسخگویی به مشتریان را ارسال می‌کنند. استفاده از ایمیل‌هایی با دامنه اختصاصی، علاوه بر افزایش اعتماد کاربران، اعتبار فروشگاه را نیز تقویت کرده و تجربه خرید حرفه‌ای‌تری ایجاد می‌کند.

 

2. شرکت‌های خدماتی

کسب‌وکارهایی که خدماتی مانند طراحی سایت، سئو، مشاوره، حسابداری، برنامه‌نویسی یا خدمات فنی ارائه می‌دهند، با استفاده از ایمیل سازمانی تصویر حرفه‌ای‌تری از برند خود به نمایش می‌گذارند. این موضوع باعث می‌شود مکاتبات رسمی‌تر، منظم‌تر و قابل اعتمادتر باشند.

 

3. آژانس‌های دیجیتال مارکتینگ و تبلیغاتی

در حوزه بازاریابی دیجیتال و تبلیغات، ارتباط مستمر با مشتریان و برندها اهمیت بالایی دارد. ارسال پیشنهادهای همکاری، گزارش‌های عملکرد و قراردادها از طریق ایمیل سازمانی، علاوه بر افزایش اعتبار مجموعه، اعتماد بیشتری در ذهن مخاطبان ایجاد می‌کند.

 

4. استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای نوپا

کسب‌وکارهای تازه‌تأسیس نیز بهتر است از همان ابتدای فعالیت، هویت حرفه‌ای خود را شکل دهند. استفاده از ایمیل سازمانی نشان می‌دهد که مجموعه با برنامه‌ریزی و رویکردی جدی وارد بازار شده و برای برندینگ خود اهمیت قائل است.

 

5. شرکت‌های B2B

در کسب‌وکارهایی که مشتریان آن‌ها سایر شرکت‌ها هستند، اعتبار نقش مهمی در موفقیت مذاکرات و همکاری‌های تجاری دارد. استفاده از ایمیل سازمانی در مکاتبات رسمی، ارسال قراردادها و پیگیری پروژه‌ها، اعتماد بیشتری میان طرفین ایجاد کرده و وجهه حرفه‌ای شرکت را تقویت می‌کند.

 

6. آموزشگاه‌ها و مؤسسات آموزشی

آموزشگاه‌ها، مدارس، دانشگاه‌ها و سایر مراکز آموزشی برای ارسال اطلاعیه‌ها، مدیریت ثبت‌نام، ارتباط با دانشجویان و پاسخگویی به مخاطبان، به یک سیستم ایمیل سازمانی نیاز دارند. این موضوع علاوه بر ایجاد نظم در مکاتبات، اعتبار مجموعه آموزشی را نیز افزایش می‌دهد.